Буянова Елена – 13 правил внедрения IT-систем

Буянова Елена – генеральный директор компании «Оберон».

Нам, системным интеграторам, стыдно за наш рынок: во всем мире в кризис он вырос, а в России упал. Значит, владельцы компаний уверены в том, что их прибыль не связана с вложениями в информационные технологии.

За репутацией все интеграторы следят. У нас небольшая компания, и мне невыгодно внедрять проекты, которые не принесут людям денег или не будут эффективны. В чем же дело? Есть стойкое предубеждение против внедрения IT-технологий. Когда предлагаешь клиентам инструмент, который может решить их проблему, они говорят: у нас и без этого бизнес идет. В России мало рынков, на которых есть жесткая конкуренция. Там, где она есть, например среди сотовых операторов, вопроса о том, зачем нужны технологии, не возникает.

Парадокс, но проекты, которые экономят деньги, проходят тяжелее, чем те, что в моде. Когда приходишь с решением и говоришь, что это поможет сэкономить деньги, сократить количество участников проекта и расходы на зарплату, приводишь примеры западных компаний, которые внедрили эту технологию и добились такого-то эффекта, ответ один: дорого. Если вкладываешь $1 млн, а экономишь $5 млн — это дорого?

С другой стороны, слишком много проектов, которые либо не состоялись вовсе, либо не принесли компаниям желанного эффекта. И не имеет значения, шла ли речь о внедрении CRM (Customers Relationship Management) или организации колл-центра, видеоконференцсвязи или системы управления проектом. Ошибки одни и те же. Что нужно знать владельцу бизнеса, чтобы их избежать?

1. Сотрудник службы IT в компании ближе к рынку интеграторов, чем к той отрасли, в которой работает компания, — в силу образования, профессиональных и не только профессиональных интересов. В бизнесе своей компании он обычно разбирается хуже, чем в IT. Это приводит к тому, что он больше работает на наш рынок, чем на бизнес своих акционеров.
2. Рынок сильно подвержен моде. Вендоры вкладываются в продвижение своего нового решения, кто-то устанавливает его, и начинается волна: «У Васи есть, мне тоже надо». Пятый год, например, модно внедрять CRM. Перед кризисом началась мода на колл-центры. Иногда складывается впечатление, что их создают просто потому, что интересно. Зачем, например, колл-центр на пять агентов? Если вы проводите кратковременную рекламную акцию, если речь не идет об обработке конфиденциальной информации о счетах клиента, услуги колл-центра можно отдать на аутсорсинг. Надо считать, что выгоднее.
3. Собственникам нужен не узкий специалист по информационным технологиям, а человек, который понимает, как технологии могут помочь увеличению продаж или сокращению издержек. Он должен ходить и смотреть, как люди работают, какие моменты можно автоматизировать. На практике это редко встречается. Те проекты, где инициатором выступает не «айтишник» компании, а директор по продажам или по развитию — люди, которые четко знают, какую задачу они хотят решить, — идут быстрее и гораздо эффективнее. Инициатором проекта должен быть тот, кто будет пользоваться этим проектом. Иначе идея умирает на уровне обсуждения коммерческого предложения.
4. Технология не панацея. Та же CRM — лишь одна из систем для автоматизации определенным образом организованных процессов. Пример такой системы — советская библиотека, где по буквам распределены карточки на всех читателей. Известно, кто что брал, когда в последний раз обращался, есть ли задолженность. Если бизнес-процессы организованы таким образом, внедрение происходит без проблем. А если нас призвали автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос. То же самое касается других систем. Часто внедрение IT-проекта сравнимо с диагностикой бизнеса — как только владелец или топ-менеджер начинает описывать нам бизнес-процесс, который нужно автоматизировать, он понимает, что либо сам не знает, как это устроено, либо это устроено не оптимально. Если бизнес не прикладывает никаких усилий к изменению ситуации и не думает, как построить процессы внутри, никакого эффекта от внедрения не будет. Напрасно потраченные деньги.
5. Мы всегда спрашиваем, как компания видит свой бизнес через три года. Нет смысла внедрять дорогостоящую систему, если она решает только сиюминутные задачи. В нашей стране трудно что-либо планировать. Но компания по крайней мере должна знать, что творится у нее внутри. Однажды нас пригласили делать с нуля колл-центр. Клиент обозначил, какая мощность нужна, исходя из данных, что звонит 1000 человек в день. А оказалось, что они посчитали только нагрузку операторов, на самом деле количество обращений — 30 000 в день, просто раньше люди не дозванивались. И в течение месяца после старта проекта на новом оборудовании мощности не хватило. Понадобилось создать еще 250 рабочих мест, чтобы компания смогла забрать те деньги, которые люди раньше не могли отдать, потому что не могли дозвониться.
6. Не бывает одинаковых проектов. Даже если мы берем два банка одного размера, бизнес-процессы в них будут выстроены по-разному, потому что владельцы разные. Чтобы посчитать, выгодно ли то или иное решение для его бизнеса, какого результата можно достичь, клиент должен дать нам информацию именно о своем бизнесе. Например, если речь идет о видеоконференцсвязи, надо посчитать, сколько он сможет сэкономить на командировочных, проезде, гостиницах, сколько стоит время топ-менеджеров, потраченное на разъезды и на ожидание в аэропортах. В одном банке решение о том, что надо внедрять проект по корпоративной телефонии, приняли мгновенно, как только посчитали, какая может быть экономия. Банк имеет разветвленную и географически распределенную филиальную сеть, АТС филиалов были соединены через общую телефонную сеть. Только за счет того, что АТС объединили в одну систему, использовав широкополосные каналы передачи данных, расходы сократились на 25%. Если же клиент никогда не озадачивался сбором таких данных, мы не можем подготовить ТЭО, где можно было бы показать планируемый эффект от внедрения.
7. Надо понимать, что внедрение — проект двух компаний. По-другому не будет никогда. Встречаются представители заказчика, которые в какой-то момент перестают давать информацию, затягивают сроки, говорят, что им «не дали распоряжения». Это не наша кухня, это проблемы внутри компании: люди не мотивированы на то, чтобы сделать этот проект, чтобы бизнес стал лучше. Ни один проект не реализуется на 100% по плану. Но если обе стороны контролируют процесс и открыты, все ошибки можно исправить.
8. В идеале со стороны клиента руководить проектом должен человек, у которого достаточно полномочий и есть живой, очень личный стимул сделать этот проект хорошо. Иначе проект не будет реализован никогда или будет реализован плохо. И в этом будет виноват системный интегратор, как водится. У нас был рекорд по обсуждению проекта — три года. Видимо, внутри компании просто не понимают, зачем им это надо.
9. Все технические меры должны быть подкреплены административными. Как сделать так, чтобы продавцы пользовались системой CRM? Где-то в глубине души они понимают, что нужно. Но это лишняя работа — все переговоры, все отчеты заколачивать в компьютер. Да и страшно. Основной капитал продавца — его клиенты, чем меньше о них знают окружающие, тем ему комфортнее. А тут нужно все раскрыть. Руководитель может в любой момент посмотреть, чем сотрудник занимается. Внутренний саботаж нововведениям всегда будет. Единственный способ его избежать — сделать так, чтобы невозможно было работать без этой системы. Например, чтобы электронная почта ходила только через CRM. Или установить создание карточки контакта в CRM при каждом телефонном звонке.
10. Есть стоимость приобретения системы и стоимость внедрения. И рассчитывая расходы, надо учитывать стоимость сопровождения системы. Часто бизнес не хочет дорого платить за проект, он не понимает, что, заплатив единовременно 3 копейки, будет выкладывать по 30 копеек все последующие месяцы за поддержание системы. И проект обойдется в итоге гораздо дороже.
11. Не бывает систем, которые работают автономно. Значит, данные в нее заколачиваются ручками и переносятся из нее в другие системы тоже ручками — это и трудозатраты, и ошибки. Любая система должна быть интегрирована со всеми смежными системами.
12. Система не может быть вырублена в граните. Бизнес развивается, система должна дорабатываться, меняться. Это то, к чему движется, как нам кажется, рынок. Интеграция — это сервис по внедрению и сопровождению. Интегратор — семейный доктор бизнеса.
13. Сервис стоит денег. У меня был случай, когда у клиента что-то сломалось, специалист починил все за 15 минут, а клиент спрашивает: «За что я деньги отдал?» Сразу вспомнила анекдот про «шашечки или ехать». Объяснила, что, если ему надо, чтобы это быстро заработало, услуги профессионала столько и стоят. Если бы я нагнала 10 человек, которые возились бы неделю, было бы понятнее, за что уплачено? Стоит посчитать, что дешевле — поддержка системы или ее простой.

кардшаринг шаринг и кардшаринг globo 9600